Slik brukes bevaringssamtaler for å få mindre medarbeiderutskifting 

Sluttsamtalen har blitt et kjent fenomen hos mange organisasjoner når en medarbeider forlater bedriften. Disse samtalene har som mål å finne ut hvorfor en medarbeider skal slutte, og hva som kunne ha bli gjort for å oppmuntre vedkommende til å bli.

Selv om sluttsamtaler har sin funksjon, er ulempen at disse samtalene nesten alltid er «litt for lite, litt for sent» når det gjelder å beholde flinke medarbeidere.

En bedre idé? Regelmessige bevaringssamtaler for å få bedre innsikt i hvordan verdifulle medarbeidere ser på jobben sin og bedriften generelt – FØR de begynner å bruke lunsjpausen sin til å sende CV-er til konkurrentene dine.

Bevaringssamtaler viser medarbeiderne at du setter pris på dem og det de bidra med, og de kan være en del av et robust program for medarbeiderengasjement som omfatter medarbeiderspørreundersøkelser, tiltak for balanse mellom jobb og fritid samt forsøk på å skape et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø. Bevaringssamtaler kan være et viktig bevaringsverktøy i kampen mot dyr og tidkrevende turnover, noe som kan kreve sin pris for bedriften.

Society for Human Resource Management (SHRM) melder at det i gjennomsnitt koster selskapet 6 til 9 måneders lønning for en medarbeider som må erstattes. For en medarbeider som tjener USD 60 000 i året (ca. 600 000 kroner), utgjør dette da ca. 300 000–450 000 kroner i ansettelse- og opplæringskostnader.  

De totale kostnadene for hyppig utskiftning av medarbeidere stiger raskt på grunn av: 

Faktum er at turnover kan ha en kraftig negativ påvirkning på bunnlinjen. Bevaringssamtaler kan være en grunnpilar i strategien for å motvirke dette, samtidig som de gir viktig innsikt som gjør at du kan foreta løpende forbedringer, som igjen gjør at bedriften blir et sted der folk gjerne vil jobbe.

Det er en god grunn til at firmaledere ofte sier at medarbeiderne er det mest verdifulle de har.

Fordi det er sant.

Mange undersøkelser har vist at sterkt engasjement hos medarbeiderne, høy tilfredshet og god arbeidsmoral resulterer i bedre fortjeneste og avkastning og kan til og med påvirke markedsverdien til en bedrift.

Hyppig medarbeiderutskifting er en trussel for alle disse potensielt positive tingene, på grunn av kostnadene og ineffektiviteten forbundet med å ansette og lære opp nye medarbeidere, samt ringvirkningene som turnover har på medarbeidernes produktivitet og arbeidsmoral. Over tid kan høy medarbeiderutskifting også ha en negativ effekt på bedriftens omdømme.  Forbrukere er smarte nå, og noen kan bli engstelige for å gjøre forretning med bedrifter der de får en ny kontoansvarlig annenhver måned, ikke får den ekspertisen de forventer ved kontakt med kundestøtte eller får en følelse av at de ansatte de kommer i kontakt med, ikke er tilfredse. Hyppig utskiftning kan føre til følgende:

Når du ansetter noen, foretar du en investering. Du investerer tid, penger og ressurser på å sikre at den nyansatte har full forståelse for hva som skal til for å gjøre en ypperlig jobb og får en god følelse for bedriftens kultur, mål og merkevare. Når du mister flinke medarbeidere på grunn av utskiftning, mister du også en god del av investeringen du hadde lagt inn for at de skulle bli så flinke.

Det som er enda verre, er at effekten blir doblet. Når medarbeidere skiftes ut, må du også investere i en ny ansettelse. Det vil si tid, penger og ressurser du sikkert kunne ha brukt på en bedre måte for å hjelpe virksomheten hvis utskiftningen ikke hadde skjedd.

Turnover handler ikke bare om de som velger å forlate bedriften. Det påvirker også de som fremdeles jobber hos deg. Selv de beste organisasjonene vil få utskiftninger blant medarbeiderne. Sånn er det bare. Men hvis medarbeiderne begynne å se en konstant strøm av kolleger som går til andre bedrifter, kan det begynne å undergrave arbeidsmoralen og engasjementet. Medarbeiderne kan begynne å spørre seg selv hvorfor så mange av kollegene slutter og kanskje til og med begynne å tenke på om de også burde finne en annen jobb.

Stor utskiftning kan påvirke produksjonen negativt på to måter. Den første er at medarbeidere med mye erfaring slutter uten at noen er i stand til å ta over alle oppgavene deres.

Den andre er når nye medarbeidere er ansatt og eksisterende medarbeidere må steppe inn der det trengs, noe som øker arbeidsbyrden deres og som sannsynligvis reduserer den generelle produktiviteten. Det er dessuten bare så mange arbeidstimer per dag, så noe arbeid blir simpelthen ikke gjort. Til slutt må disse samme medarbeiderne kanskje hjelpe til når nye medarbeidere ansettes, med å gi orientering og opplæring. Dette er enda en ting som distraherer fra daglig arbeidsrutine.

Forretningskontinuitet defineres formelt som «prosessene, fremgangsmåtene, avgjørelsene og aktivitetene som sikrer at en organisasjon kan fortsette å fungere etter et avbrudd i driften.»

Uformelt kan man si at kontinuitet betyr at ting går som de skal og til riktig tid.

Selv de beste bedriftene vil oppleve perioder med endringer og avbrudd, men hvis man er så heldige å ha lav turnover, kan bedriftene vanligvis komme seg gjennom disse periodene med begrenset negativ virkning. I miljøer der det er mye utskiftning blant medarbeiderne, kan kontinuiteten bli så redusert at både medarbeiderne og kundene blir påvirket av det. For medarbeiderne er det vanskelig å gjøre jobbene sine, og kundene får dårligere responstid, service og produktkvalitet. Dårlig forretningskontinuitet kan føre til en farlig spiral som kan true bedriftens suksess og kanskje til og med evnen til å overleve.

Bevaringssamtaler er en viktig strategi for å beskytte seg mot disse risikomomentene før de realiseres. Gjennom bevaringssamtaler kan lederne holde god kontakt med medlemmene av teamet og derfor ha en bedre følelse av hvordan de tenker og hvilke problemer som kan påvirke produktiviteten, arbeidsmoralen og lojaliteten overfor organisasjonen.

Bevaringssamtaler er avtalte og ganske strukturerte møter som hjelper lederne å forstå hvorfor medarbeidere blir i stillingen, og hva som kan få dem til å slutte. I en effektiv bevaringssamtale stiller lederen standard, strukturerte spørsmål på en uformell og hverdagslig måte.

De fleste bevaringssamtaler tar vanligvis ca. en halv time, to til tre ganger i året. Tiden som vies til disse samtalene er derfor minimal, men de potensielle fordelene kan være betydelige både når det gjelder å få god innsikt i hvilke faktorer som får medarbeidere til å bli og problemene som kan få dem til å vurdere å slutte.

Disse samtalene kan være spesielt fordelaktige med høyt presterende medarbeidere, siden du kan få kontakt med dem lenge før de begynner å tenke seriøst på å slutte. Du kan få tilbakemelding direkte om hva som motiverer dem til å bli, og hva som kunne friste dem til å jobbe for noen andre.

Bevaringssamtaler er en mulighet for å skape en situasjon der både bedriften og medarbeiderne vinner på det.

Bare det faktum at du har disse samtalene, sender et klart signal til medarbeiderne om at deres mening teller og at de har mulighet til å uttrykke både misnøye der de ser potensial for forbedring og takknemlighet for det som fungerer bra.  

For bedriften er bevaringssamtaler en måte å identifisere eventuelle faresignaler om ting som kan føre til høyere medarbeiderutskifting. Dette kan være spesielt nyttig for å oppdage trender som kan påvirke flere av dine beste medarbeidere. Det gir deg både tid til og grunnlag for å foreta endringer som viser at du bryr deg om hva medarbeiderne ikke trives med, samtidig som det minsker risikoen for at mange av dine beste medarbeidere slutter.

Det er vanskelig å knytte rene tall til effekten av bevaringssamteler når det gjelder å beholde de medarbeiderne som presterer best og redusere utskiftningen generelt. Men det er ingen tvil om at bevaringssamtaler kan være viktige faktorer for å forbedre engasjementet hos medarbeiderne. Forskningen har vist at bedrifter som har sterkt engasjement drar nytte av dette på mange forskjellige måter, deriblant større andel som blir værende, økt medarbeidertilfredshet, bedre fortjeneste og avkastning.

Det er et ordtak som sier: «Som man spør, får man svar».

Likevel er det mange organisasjoner som unnlater å spørre, eller lar være å spørre på en nyttig og konsekvent måte. Noen stiller aldri spørsmålene i det hele tatt, andre bedyrer at de har en «åpen dør-policy» men gjør lite for å oppmuntre til å få tilbakemelding. Andre venter kanskje til sluttsamtalen med å spørre, og da er det sannsynligvis for sent til å gjøre noe som kan overbevise medarbeiderne om at de bør bli værende. Selv i tilfeller der en medarbeider som skal slutte blir overtalt til å bli værende mot høyere lønn, ender det vanligvis ikke godt med en forfremmelse eller andre fordeler. Noen amerikanske undersøkelser har vist at mellom 50 og 80 prosent av medarbeiderne som godtar mottilbud de får i siste øyeblikk, forlater bedriften frivillig innen seks måneder.  

Bevaringssamtaler derimot, har flere fordeler, blant annet:

Bevaringssamtaler er helt klart et smart trekk for både store og små organisasjoner. Men det er viktig å tenke gjennom og være strategisk med hensyn til hvordan du utfører samtalene, slik at du får maksimalt ut av dem gjennom åpen og klar tilbakemelding fra medarbeiderne. Noen av de viktigste tingene å tenke gjennom når du har bevaringssamtaler, er:

Så nå har du avtalt tidspunktet for bevaringssamtalen, du har uttrykt hensikten med den og funnet det beste stedet å holde den på. Så hva, rent konkret, skal du spørre om? De beste bevaringssamtalene er en balansegang mellom å stille planlagte spørsmål og å være åpen for å la samtalen gå i andre, uforutsette retninger for å få en bedre forståelse av hva medarbeiderne synes og føler.

De beste bevaringsspørsmålene bør hjelpe medarbeiderne med å forstå at:

De beste bevaringsspørsmålene hjelper deg med å oppdage:

Medarbeiderne føler seg kanskje utbrent etter en lang arbeidsuke.  Hvis du innfører en ordning der medarbeiderne kan logge seg av kl. 14 på fredager, kan det vise at du har lyttet og gjør noe med saken. Eller kanskje det dreier seg om å foreta noen små endringer i arbeidslokalet som legger bedre til rette for spontant samarbeid eller et roligere miljø. Disse typene tiltak viser at du er mottakelig for informasjon og kan over tid skape sterkere engasjement og lojalitet.

Du er vanligvis ikke på utkikk etter ja- eller nei-svar på spørsmål du stiller i en bevaringssamtale. Fokus skal i stedet være på å stille åpne spørsmål som får medarbeiderne til å snakke og utdype svarene sine, slik at du får et klart bilde av hvor de befinner seg – og hvor de vil at den videre karriereutviklingen skal gå. Noen eksempler på gode spørsmål for bevaringssamtaler:

Viktig å ta med seg

Sluttsamtaler kan fortsatt ha sin rolle for bedriften Men å begynne å ha bevaringssamtaler vil bidra til at det i det lange løp blir færre sluttsamtaler, fordi teamet er mer engasjert, fornøyd og produktivt. SurveyMonkey Enterprise har alle verktøyene og all den teknologien du trenger for å øke engasjementet og produktiviteten.