Vær godt forberedt, hold deg organisert, og bruk SurveyMonkey-verktøy til å få arrangementene dine til å gå knirkefritt av stabelen.
Når det gjelder arrangementsledelse, er det veldig få faste regler. Siden hvert arrangement er forskjellig, må man ha en unik tilnærming til hvert enkelt. For å være en god arrangementsleder må du derfor være like fleksibel som du er organisert. Det er fleksibilitet som gjør at du kan tilpasse deg, lære og utvikle deg for å gjøre hvert arrangement enda bedre. Programvare for spørreundersøkelser om arrangementsledelse kan gjøre at du blir flinkere til å planlegge og lede arrangementer ved at du blir flinkere til å disponere tiden din.
Ikke si deg fornøyd med å bare lede et arrangement. Sørg i stedet for at alle dine arrangementer blir legendariske med disse 10 tipsene for bedre arrangementsledelse:
Hvilke egenskaper må en god arrangementsleder ha? En god arrangementsleder må ha lett for å snakke med folk og, enda viktigere, være god til å lytte.
Du må bearbeide informasjon, så god organisasjon er et annet krav på toppen av listen for en god arrangementsleder. Jo tidligere du starter planleggingen, jo bedre. Du må imidlertid være klar for endringer som plutselig melder seg. En god arrangementleder må holde seg rolig til enhver tid, fra første til siste trinn i planleggingen av arrangementet.
Dette er de viktigste punktene å ta med seg:
Hvis du samarbeider med en arrangementsplanlegger, sender vedkommende deg kanskje en liste med mål. Hvis ikke samarbeider du med kunden for å komme frem til konkrete mål for arrangementet. Disse målene bør være så detaljerte som mulig. Hvor mange biler skal parkeringspersonalet flytte per time? Hvor mange spørsmål håper du det blir tid til i én spørsmål-og-svar-økt? Bruk tall der det er mulig.
Jo tidligere du kan få bekreftet alle detaljer for arrangementet, jo bedre. Begynn å ringe så tidlig som et år i forveien, slik at du kan få fastsatt lokalet og benytte spesialtilbud fra leverandører ved tidlig bestilling. Selv om det er viktig å ha fleksible avtaler i den tidlige perioden (du vet tross alt ikke hvor mange som kommer til å delta ennå), er det lurt å kontakte lokaler og leverandører tidlig. Det sparer deg for tid, penger og bekymringer senere. Bruk spørreundersøkelser om arrangementsplanlegging til å samle inn denne viktige informasjonen for å forberede deg til arrangementet. Her får du en sjekkliste for arrangementsplanlegging som kan være til hjelp.
Alle arrangementer er forskjellige. Leverandører forstår dette, og derfor vil mange tilby tilpassede tjenester med fleksible priser. I stedet for å be om et pristilbud bør du finne ut hvor mye du er villig til å betale, og så tilbyr du leverandøren 5-10 % mindre. På denne måten kan du holde deg til budsjettet selv om leverandøren forhandler opp prisen, og du kan ofte spare penger.
Arrangementsledelse handler om nettverk. Hold kontakten med lokalene og leverandørene du liker å jobbe med. Når du trenger dem, stiller de opp for deg. Hold også kontakten med kolleger og frivillige. Du kan raskt og smertefritt sette sammen et team som består av en stab og frivillige når du mobiliserer det omfattende sosiale nettverket ditt.
Ikke vær redd for å bruke ny arrangementsteknologi. Kom i forkant ved å benytte innovative endringer som løfter hele arrangementsopplevelsen. Det er mange måter å integrere ny teknologi og arrangementsledelse på:
Hvis du bestemmer deg for å bruke ukjent teknologi i arrangementet, må du passe på at du har noen i teamet som forstår alle sider ved den nye teknologien. Gi denne personen ansvaret for feilsøking under arrangementet.
Alle arrangementer, fra store til små, krever at du tar en gjennomgang på forhånd. Planlegg en generalprøve med staben, frivillige og (om mulig) foredragsholdere til stede en uke før arrangementet. Dette gir deg nok tid til å foreta større endringer i arrangementsprogrammet, og gir staben og de frivillige nok tid til å forberede seg. Test all teknologi under generalprøven.
Nøkkelen til ledelse av et godt arrangement er at du forstår hvordan deltakerne opplever arrangementet. Den dagen arrangementet går av stabelen, bør du fokusere på deltakerne så mye som mulig i tillegg til dine andre plikter. Legg merke til stemningen. Snakk med folk. Innhent data i sanntid med tilbakemeldingspørreundersøkelser.
Ta deg tid til en debrifing med teamet etter hvert arrangement. Drøft hva som gikk bra og hva som ikke gjorde det, med viktig personale, hele staben eller både staben og frivillige. Slike debrifinger gjør at du kan få innblikk i inntrykk og forslag mens folk fremdeles har arrangementet friskt i minne.
Ikke svikt deltakerne, staben eller de frivillige etter at de har pakket og reist. Følg opp med hver gruppe via e-post en uke etter arrangementet. I e-posten legger du inn en kobling til den endelige spørreundersøkelsen om tilbakemelding. Den kan samle inn praktiske råd ved å stille bestemte spørsmål til hver gruppe:
Du bør også sende takke-e-poster til lokalet og leverandørene som gjorde det mulig å arrangere arrangementet. Fortell dem at du setter pris på innsatsen de la inn og at du vil holde kontakten med dem i fremtiden.
Gjør det du har lært om til handling ved å foreta positive endringer etter hvert arrangement. Gå gjennom tilbakemeldingene du får fra deltakerne, staben og frivillige for å luke ut ineffektivitet i måten du leder arrangement på. Slik kan du eliminere noen vanlige problemer:
Nå som du vet hvordan du kan bli enda bedre til å lede arrangementer, er det på tide å bruke disse ferdighetene. Gi arrangementferdighetene dine et løft ved å bruke den AI-drevne plattformen for opplevelseshåndtering fra SurveyMonkey. Bli flinkere til å disponere tid i forbindelse med arrangementer i dag.
Klar til å få tilbakemelding? Gjør klar spørreundersøkelsen for tilbakemelding etter arrangement. Kom i gang →