Administrering av tilbakemeldinger på arrangementer: Utform effektive spørreundersøkelsesspørsmål før og etter arrangementet
Finn ut hvordan man kan utnytte tilbakemeldinger fra arrangementer på en effektiv måte, fra å skrive spørreundersøkelsesspørsmål til å tolke svar og iverksette tiltak.
«Arrangementsplanlegger» blir konsekvent rangert som en av de mest stressende jobbene som finnes – på linje med brannkonstabel, flyger og militært personell.
Når man løper gjennom konferansesenteret for å spørre om en reservegenerator, eller febrilsk ringer leveringstjenesten om et lunsjalternativ som mangler eller prøver berolige hovedtaleren som har fått panikkanfall, er det å skape et tilbakemeldingsprogram sannsynligvis det siste man tenker på. Men tilbakemeldinger er nettopp det som kan spare deg for denne typen prøvelser i fremtiden.
50 prosent av alle arrangementplanleggere planlegger å være vertskap for et blandingsarrangement, ifølge Eventbrites pulsundersøkelse 2022. Dette er en mulighet for dem til å samle verdifull innsikt for bedre fremtidige arrangementsopplevelser. Med innsikt fra spørreundersøkelser om arrangementer kan man:
- Generere flere potensielle kunder
- Få et større markedsføringsbudsjett med overbevisende statistikk om hvor vellykket arrangementet var eller der det var mangler
- Forstå målgruppen bedre, inkludert hvilke utfordringer de har, og hvilke ønsker
- Samle inn sosiale bevis og andre datapunkter for fremtidig markedsføring
Slik lager man bedre spørreundersøkelser om arrangementer
1. Sørg for at spørreundersøkelsene er korte og enkle
Dette er beste praksis for spørreundersøkelser generelt, men det er spesielt viktig når det gjelder spørreundersøkelser om arrangementer. Deltakerne gjør dere en tjeneste ved å fylle ut spørreundersøkelsen, så man må respektere tiden deres. Prøv å begrense undersøkelsen til fem spørsmål, og hold dere til det viktigste.
Bruk et åpent spørsmål eller to for å be om generelle tilbakemeldinger eller ideer, men sørg for at resten av undersøkelsen (spesielt de logistiske spørsmålene) bruker flervalgsspørsmål med alternativet «annet».
Hvis dere har behov for å stille mer enn fem spørsmål, kan dere bruke forgrening når det er mulig. Slik kan dere sørge for at respondentene bare ser spørsmål som er relevante for dem. Ikke spør dem om de likte salaten til lunsjen hvis de ikke var med på lunsj.
2. Ikke krev svar på alle spørsmål
Ja, dere vil ha så mange tilbakemeldinger på arrangementet som mulig, men å kreve svar på hvert enkelt spørsmål kan ha motsatt virkning av det dere ønsker. Det kan nemlig føre til at respondentene gir opp og ikke fullfører spørreundersøkelsen.
Faktisk er det lurt å ikke gjøre noen av spørsmålene «obligatoriske» hvis det kan unngås. Dataene som samles inn er verdifulle, og selv om folk hopper over noen spørsmål, får dere fortsatt innspill fra de andre svarene.
Et unntak fra denne regelen er spørsmål som bruker forgrening til å plassere folk i ulike versjoner av undersøkelsen basert på svarene de gir. Disse spørsmålene må være påkrevde, så prøv å plassere dem tidlig i undersøkelsen.
3. Still det viktigste spørsmålet først, på en egen side
Apropos å plassere ting tidlig i undersøkelsen, så har vi en annen god regel: Still de viktigste spørsmålene først. For de fleste arrangementer er dette et bredt spørsmål om deltakertilfredshet, som «Samlet sett, hvordan vil du rangere arrangementet?» eller «Hvor sannsynlig er det at du anbefaler arrangementet til en venn?».
Plasser dette spørsmålet på en egen side før dere går mer i dybden. Når respondentene klikker på «neste», fanger SurveyMonkey opp og logger svaret, så selv om respondentene mister interessen halvveis og ikke fullfører undersøkelsen, vil dere fortsatt få data på det viktigste spørsmålet.
Sett spørsmålene som er vanskeligst å svare på, til sist. Det er bedre å få ufullstendige data fra et bredt spekter av deltakere som svarer på de første par spørsmålene, enn fullstendig fullførte arrangementsundersøkelser fra færre personer.<