Sluttsamtaler har som mål å finne ut hvorfor en medarbeider skal slutte, og hva som kunne ha bli gjort for å oppmuntre vedkommende til å bli. Selv om sluttsamtaler har sin funksjon, fungerer de sjelden når det gjelder å beholde flinke medarbeidere.

I stedet kan du holde regelmessige bevaringssamtaler for å få bedre innsikt i hvordan verdifulle medarbeidere ser på jobben sin og bedriften generelt FØR de begynner å bruke lunsjpausen sin til å sende CV-er til konkurrentene dine.

Med bevaringssamtaler viser du medarbeiderne at du setter pris på innspill fra dem og det de bidrar med. Bevaringssamtaler kan være et viktig bevaringsverktøy i kampen mot dyr og tidkrevende medarbeiderutskifting.

Kostnadene forbundet med hyppig utskifting av ansatte kan føre til tap av lønnsomhet, dårlig arbeidsmoral på arbeidsplassen og svekket produktkvalitet. Men bevaringssamtaler kan hjelpe til med å få ting på rett kjøl igjen, gi nyttig innsikt for å bevare medarbeidere og gjøre bedriften til en bedre arbeidsplass.

Kostnadene og ineffektiviteten ved å ansette og lære opp nye medarbeidere kan påvirke medarbeiderutskiftingen og skade produktiviteten og arbeidsmoralen til de ansatte. Over tid kan stor utskifting føre til:

Forbrukere er dessuten smarte nå, og noen kan bli engstelige for å gjøre forretning med bedrifter der de får en ny kontoansvarlig annenhver måned, ikke får den ekspertisen de forventer ved kontakt med kundestøtte eller får en følelse av at de ansatte de kommer i kontakt med, ikke er tilfredse. Kort sagt er medarbeiderne de mest verdifulle ressursene bedriften har. Ikke sløs med dem ved å behandle dem dårlig. 

Bevaringssamtaler er en nyttig strategi for å beskytte seg mot disse risikomomentene før de realiseres. Gjennom bevaringssamtaler kan lederne holde god kontakt med medlemmene av teamet og derfor ha en bedre følelse av hvordan de tenker og hvilke problemer som kan påvirke produktiviteten, arbeidsmoralen og lojaliteten overfor organisasjonen.

Bevaringssamtaler er møter som hjelper lederne å forstå hvorfor medarbeidere blir i stillingen, og hva som kan få dem til å slutte. I en effektiv bevaringssamtale stiller lederen standard, strukturerte spørsmål på en uformell og hverdagslig måte.

De fleste bevaringssamtaler tar vanligvis ca. en halv time, to til tre ganger i året. Tiden som vies til disse samtalene er derfor minimal, men de potensielle fordelene kan være betydelige både når det gjelder å få god innsikt i hvilke faktorer som får medarbeidere til å bli og problemene som kan få dem til å vurdere å slutte.

Disse samtalene kan være spesielt fordelaktige med høyt presterende medarbeidere, siden du kan få kontakt med dem lenge før de begynner å tenke seriøst på å slutte. Du kan få tilbakemelding direkte om hva som motiverer dem til å bli, og hva som kunne friste dem til å jobbe for noen andre.

Når du forstår hva som motiverer de flinkeste medarbeiderne, kan du tilby dem den godtgjørelsen de trenger for å bli hos dere. Gallup melder for eksempel at 64 % av alle de ansatte ønsker seg en bedre balanse mellom jobb og fritid. I stedet for å en annen bedrift skal gi dem det, kan du restrukturere ting slik at de beste medarbeiderne får mer frihet. Bevaringssamtaler kan gi deg en pekepinn for hva som kan gi engasjementet hos medarbeideren et løft og redusere tapet.

Bevaringssamtaler er en mulighet for å skape en situasjon der både bedriften og medarbeiderne vinner på det.

Bare det faktum at du har disse samtalene, sender et klart signal til medarbeiderne om at deres mening teller og at de kan uttrykke både misnøye der de ser potensial for forbedring og takknemlighet for det som fungerer bra.

Bevaringssamtaler kan hjelpe deg med å identifisere eventuelle faresignaler om ting som kan føre til høyere medarbeiderutskifting. Dette kan være spesielt nyttig for å oppdage trender som kan påvirke flere av dine beste medarbeidere. Det gir deg både tid til og grunnlag for å foreta endringer som viser at du bryr deg om hva medarbeiderne ikke trives med, samtidig som det minsker risikoen for at mange av dine beste medarbeidere slutter.

Det er vanskelig å knytte rene tall til effekten av bevaringssamtaler når det gjelder å beholde de medarbeiderne som presterer best og redusere utskiftingen generelt. Forskningen har vist at bedrifter som har sterkt engasjement drar nytte av dette på mange forskjellige måter, deriblant større andel som blir værende, økt medarbeidertilfredshet, bedre fortjeneste og avkastning.

Effektive bevaringssamtaler avhenger av at man etablerer en klar prosess som alle medarbeidere forstår. Siden hensikten med samtalen er å samle informasjon du kan bruke til å forbedre medarbeidertilfredsheten, bør du gi medarbeiderne god tid til å tenke gjennom og komme på gode ideer. Hvis de ikke har deltatt i en bevaringssamtale før, er det dessuten nyttig å forklare hva de er og hvorfor du har dem.

Sist, men ikke minst, er det viktig å vise medarbeiderne at du bryr deg om hva de sier under samtalen. Det er ingenting som kan undergrave en vellykket bevaringssamtale mer enn at du ikke gjør noe med problemene en medarbeider har tatt opp.

I tillegg til å planlegge og sette seg mål, er det viktig å gjennomføre samtalen på en gjennomtenkt og strategisk måte. Dette påvirker sterkt sannsynligheten for at du får oppriktig og tydelig tilbakemelding. Noen av de viktigste tingene å huske i forbindelse med bevaringssamtaler, er:

Medarbeiderne har det travelt, og tiden deres er verdifull. Hvis du setter opp samtaler på et øyeblikks innskytelse, viser det ikke bare mangel på respekt for dette faktumet, men kan også få medarbeiderne til å bli på vakt eller lure på om det er problemer med utførelsen av jobben som har forårsaket møtet.

Vær åpen om hva bevaringssamtaler er og hvorfor du holder dem. Understrek at tilbakemeldinger du får skal brukes til å proaktivt identifisere eventuelle problemer, samt fange opp ideer for potensielle forbedringer.

Det er viktig at du forteller medarbeiderne hva en bevaringssamtale er og gir dem nok tid til å forberede seg på en bevaringssamtale. Ideelt sett har du uttrykt hensikten med møtet på en klar måte på forhånd. Det er lurt å gi medarbeiderne en detaljert oversikt over tingene du vil snakke om, slik at de kan tenke gjennom dem og være godt forberedt på å uttrykke det de mener når dere faktisk møtes. Det kan også være nyttig å foreta spørreundersøkelser om medarbeidertilfredshet i forkant av bevaringssamtalene, fordi disse kan gi deg god innsikt som du kan gå dypere inn i under møtene.

En bevaringssamtale skal føles som en samtale, ikke et avhør. Møteomgivelsene du velger kan bety mye for om medarbeiderne oppfatter det slik. Velg et sted som er behagelig og føles privat for medarbeideren du snakker med. Det er best å ha bevaringssamtaler ansikt til ansikt, slik at du kan registrere kroppsspråket og ha en engasjerende samtale. Hvis det er nødvendig å ha samtalen via videokonferanse, velger du et beleilig tidspunkt utenom den travleste delen av arbeidsuka.

Bevaringssamtaler er det motsatte av vanlige medarbeidersamtaler. I korte trekk er det i dette tilfellet medarbeiderne som evaluerer prestasjonene til lederteamet og organisasjonen som helhet. Som sådan må du si klart fra at dette møtet er helt adskilt fra en medarbeidersamtale, og at det de sier ikke vil påvirke medarbeidersamtalen når det er tid for den.

De beste bevaringssamtalene er en balansegang mellom å stille planlagte spørsmål og å være åpen for å la samtalen gå i andre, uforutsette retninger for å få en bedre forståelse av hva medarbeiderne synes og føler. De beste bevaringsspørsmålene bidrar til at medarbeiderne forstår at:

Alle liker å få et kompliment, selv de som sier noe annet. På bakgrunn av dette kan du prøve å stille spørsmålene på en måte som viser at du er takknemlig. Én måte å vise dette på, er å kommentere noe medarbeiderne er flinke til eller noe de har utmerket seg med nylig. Men ikke overdriv. Medarbeiderne vil merke det hvis du går for langt med rosen, og det kan ha motsatt virkning av det du prøver å oppnå.

Gode prestasjoner er selvfølgelig høyt verdsatt, og de er til syvende og sist viktige for medarbeiderens – og bedriftens – suksess. Men å vinne er ikke alt. Medarbeiderne må innse at du ikke bare bryr deg om hvilke resultater de oppnår, men også hvem de er som mennesker og hvilke utfordringer de står overfor inn imellom. Viser du ekte empati og forståelse, forsikrer du medarbeiderne om at deres meninger og tanker betyr noe for deg.

Bevaringssamtaler gir deg en mulighet til å få innsikt i utfordringene medarbeiderne står overfor, ofte før de blir så ille at viktige medarbeidere begynne å vurdere å skifte jobb. Gjør det klart for medarbeideren at du setter pris på tilbakemelding og at du har som mål å gjøre det som er mulig for å håndtere problemer og foreta forbedringer.

De beste bevaringssamtalene trekker fram både problemer og muligheter. Kanskje finner du ut at flere medarbeidere ville være mer produktive og engasjerte gjennom en hybridordning som omfatter både hjemmekontor og oppmøte på kontoret. Eller du finner ut at den bestytende medarbeideren liker å hjelpe andre med å lykkes, slik at du kan være på utkikk etter mentormuligheter som kan oppfylle dette ønsket. Disse tiltakene viser at du stadig vil investere i medarbeiderne for å sikre at de trives og utvikler seg i karrieren sin.

Bevaringssamtalene kan avdekke en rekke potensielle endringer som ikke koster mye, men som kan føre til en endring i hva medarbeiderne føler med hensyn til tiden de tilbringer på jobb. Du finner kanskje ut at medarbeiderne føler seg utbrent etter en lang arbeidsuke. Hvis du innfører en ordning der medarbeiderne kan logge seg av kl. 14 på fredager, kan det vise at du har lyttet og gjør noe med saken. Eller kanskje noen små endringer i arbeidslokalet vil legge bedre til rette for spontant samarbeid eller et mer uforstyrret miljø. Disse typene tiltak viser at du er mottakelig for informasjon og kan over tid skape sterkere engasjement og lojalitet.

Selv om sluttsamtaler fremdeles kan spille en rolle for virksomheten, kan det hende at å begynne med bevaringssamtaler kan bidra til at det blir færre av dem. Bevaringssamtaler kan sørge for at teamet forblir engasjert, tilfreds, produktivt og motivert. Når det kommer til system som ikke koster mye, men kan gi stor avkastning med hensyn til redusert medarbeiderutskifting, er det ikke mye som slår bevaringssamtaler. Hvis du har behov for verktøy og teknologi som kan hjelpe deg med å foreta interne spørreundersøkelser, behandle resultatene og skape engasjement, finn et SurveyMonkey-abonnement som fungerer for deg.