Få mest mulig ut av programvaren din for prosjektstyring med spørreundersøkelser og quizer

Uansett hva slags rolle du vanligvis har i et prosjekt, bruker du sannsynligvis programvare for prosjektstyring.

Teamets evne til å effektivt bruke denne programvaren er nøkkelen til å optimalisere prosjektstyringsprosessen. Men hvordan sikrer du at teamet ditt bruker programvaren på best mulig måte? Og hvordan forbedre det om de ikke gjør det?

Ved å bruke spørreundersøkelser og quizer.

Før vi snakker om hvilken rolle spørreundersøkelser og quizer kan ha, må vi snakke litt om hva programvare for prosjektstyring egentlig er, og hvordan den vanligvis brukes av ansatte i en organisasjon.

Oversikt over programvare for prosjektstyring

Programvare for prosjektstyring lar ansatte organisere, planlegge og utføre enkeltprosjekter. Dette inkluderer definering av milepæler og tidslinjer for hvert enkelt prosjekt, tilordne oppgaver til ulike deltakere, og legge til rette for samarbeid og kommunikasjon mellom deltakerne i prosjektet.

Bruken av programvare for prosjektstyring varierer avhengig av den enkelte ansatte og jobbnivå. Generelt:

  • Ansatte i lederroller ser prosjekter på et høyere nivå

De kan for eksempel opprette og analysere rapporter på hvilken type prosjekter det arbeides på. Derfra kan de se hvem som jobber med hva, og hvor tett prosjektene og virksomhetens mål er knyttet sammen.

  • Ansatte som ikke har lederroller er mest opptatt av prosjektene sine

Enkeltdeltakere er vanligvis opptatt av spørsmål som «Når skal dette prosjektet være ferdig?», «Hva er neste skritt i dette prosjektet?» og «Hvilke prosjekter bør jeg fokusere på nå?» for å hjelpe dem å prioritere tid og krefter.

  • Ansatte som har som oppgave å administrere teamets overordnede bruk av programvaren

Slike ansatte har vanligvis en driftsrolle. Blant deres ansvarsområder ligger å sjekke at prosjekter administreres på riktig måte, utføres til riktig tid, og at de ansatte mottar riktig og relevant opplæring til riktig tid.

Fordi prosjektstyring er helt avgjørende for utallige virksomheter og ansatte, finnes det utallige programvareplattformer for prosjektstyring på markedet. Noen av de mest populære er Trello, Jira, Basecamp og Microsoft Project.

Spørreundersøkelser identifiserer bruksområder og forbedringsområder

Så, hvordan bruker dine ansatte prosjektstyringsverktøyet ditt?

For å finne ut dette, kan du spørre dem i en undersøkelse! Her er noen flere relevante spørsmål du kan bruke:

  • Hvorfor bruker du prosjektstyringsverktøyet vårt?
  • Hvor ofte bruker du prosjektstyringsverktøyet vårt?

Svarene på disse spørsmålene forteller hvordan de ansatte drar nytte av programvaren, og i hvilken grad den er nyttig. Men de forteller deg også hvor programvaren ikke brukes i like stor grad, enten fordi den ikke er like nyttig på disse områdene, eller fordi de ansatte ikke er komfortabel med å bruke den på denne måten.

En spørreundersøkelse kan også hjelpe deg med å finne ut hvordan prosjektstyringsverktøyet kan gi mer verdi til teamet. De ansatte vil kanskje ikke i like stor grad gi direkte tilbakemeldinger, men ved å bruke en spørreundersøkelse – som man kan svare anonymt på, har de en mulighet til å gi direkte tilbakemeldinger.

Her er noen spørsmål du kan vurdere å stille:

  • På hvilke av følgende områder tenker du at prosjektstyringsverktøyet vårt bør forbedres?
  • Hva er noen eksempler på områder der du kunne tenke deg å bruke prosjektstyringsverktøyet som ikke er mulig i dag?
  • Hvilke (hvis noen) av de følgende områdene ønsker du å få opplæring for å bedre kunne utnytte prosjektstyringsverktøyet?

Avslutningsvis må du passe på at du tar med minst ett åpent spørsmål. Svarene fra de ansatte vil kunne overraske deg på måter som hjelper deg å fatte bedre beslutninger.

Quizer er opplysende og avdekker kunnskapsmangler

Quizer hjelper deg å forstå de ansattes kunnskapsnivå når det kommer til programvaren, og avdekke områder som krever ytterligere opplæring.

Som et første skritt mot implementering av quizer bør du segmentere de ansatte basert på deres rolle. Deretter bør du utvikle et sett med enkle, moderate og vanskelige spørsmål til hver av rollene du har definert.

La oss for eksempel si at et av segmentene er ansatte uten lederansvar, som bruker programvaren til å administrere prosjektene sine. Disse ansatte må forstå oppgaver som:

  • Opprette en oppgave (enkel)
  • Bygge en rapport (moderat)
  • Bygge et tilpasset kontrollpanel (vanskelig)

Når du utvikler quizen og analyserer resultatene, kan det være nyttig å ha disse tipsene i bakhodet:

  • Tilordne en høyere vekting til spørsmål som omhandler sentrale emner eller er mer utfordende i forhold til de andre. På den måten vil de endelige poengsummene være en bedre indikasjon på hvor kunnskapsrike de ansatte er med programvaren.
  • Dersom en respondent svarer feil på et spørsmål, kan du også gi en tilpasset tilbakemelding som ikke bare uthever det riktige svaret, men som også forklarer hvorfor det er riktig. Dette gir de ansatte muligheten til å lære og forbedre seg.

3) Identifiser de spørsmålene det oftest ble svart feil på. Deretter bør du se på de gale svarene til disse spørsmålene som oftest ble valgt. Innsikten herfra hjelper deg å avdekke hvor opplæringen bør fokuseres.

Leter du etter en enkel måte å administrere quizer til de ansatte på? Ønsker du å bruke noen av tipsene over? Prøv vårt nettbaserte quizverktøy. →

Prosjektstyringsverktøyet ditt er helt avgjørende for å hjelpe organisasjonen med å nå sine mål. For å få mest mulig ut av programvaren, bør du bruke tid på å forstå hvordan den brukes, på hvilken områder den gir mindre verdi, og hvordan de ansatte kan få mest mulig ut av opplæringen. Quizer og spørreundersøkelser vil gi deg den innsikten du trenger for å adressere hvert av disse områdene.

Finn ut hvordan SurveyMonkey kan styrke nysgjerrigheten din