Administrering av tilbakemeldinger på arrangementer: Utform effektive spørreundersøkelsesspørsmål før og etter arrangementet

«Arrangementsplanlegger» blir konsekvent rangert som en av de mest stressende jobbene som finnes – på linje med brannkonstabel, flyger og militært personell. 

Når man løper gjennom konferansesenteret for å spørre om en reservegenerator, eller febrilsk ringer leveringstjenesten om et lunsjalternativ som mangler eller prøver berolige hovedtaleren som har fått panikkanfall, er det å skape et tilbakemeldingsprogram sannsynligvis det siste man tenker på. Men tilbakemeldinger er nettopp det som kan spare deg for denne typen prøvelser i fremtiden. 

50 prosent av alle arrangementplanleggere planlegger å være vertskap for et blandingsarrangement, ifølge Eventbrites pulsundersøkelse 2022. Dette er en mulighet for dem til å samle verdifull innsikt for bedre fremtidige arrangementsopplevelser. Med innsikt fra spørreundersøkelser om arrangementer kan man:

Dette er beste praksis for spørreundersøkelser generelt, men det er spesielt viktig når det gjelder spørreundersøkelser om arrangementer. Deltakerne gjør dere en tjeneste ved å fylle ut spørreundersøkelsen, så man må respektere tiden deres. Prøv å begrense undersøkelsen til fem spørsmål, og hold dere til det viktigste.

Bruk et åpent spørsmål eller to for å be om generelle tilbakemeldinger eller ideer, men sørg for at resten av undersøkelsen (spesielt de logistiske spørsmålene) bruker flervalgsspørsmål med alternativet «annet».
Hvis dere har behov for å stille mer enn fem spørsmål, kan dere bruke forgrening når det er mulig. Slik kan dere sørge for at respondentene bare ser spørsmål som er relevante for dem. Ikke spør dem om de likte salaten til lunsjen hvis de ikke var med på lunsj.

Ja, dere vil ha så mange tilbakemeldinger på arrangementet som mulig, men å kreve svar på hvert enkelt spørsmål kan ha motsatt virkning av det dere ønsker. Det kan nemlig føre til at respondentene gir opp og ikke fullfører spørreundersøkelsen. 

Faktisk er det lurt å ikke gjøre noen av spørsmålene «obligatoriske» hvis det kan unngås. Dataene som samles inn er verdifulle, og selv om folk hopper over noen spørsmål, får dere fortsatt innspill fra de andre svarene. 

Et unntak fra denne regelen er spørsmål som bruker forgrening til å plassere folk i ulike versjoner av undersøkelsen basert på svarene de gir. Disse spørsmålene må være påkrevde, så prøv å plassere dem tidlig i undersøkelsen. 

Apropos å plassere ting tidlig i undersøkelsen, så har vi en annen god regel: Still de viktigste spørsmålene først. For de fleste arrangementer er dette et bredt spørsmål om deltakertilfredshet, som «Samlet sett, hvordan vil du rangere arrangementet?» eller «Hvor sannsynlig er det at du anbefaler arrangementet til en venn?». 

Plasser dette spørsmålet på en egen side før dere går mer i dybden. Når respondentene klikker på «neste», fanger SurveyMonkey opp og logger svaret, så selv om respondentene mister interessen halvveis og ikke fullfører undersøkelsen, vil dere fortsatt få data på det viktigste spørsmålet. 

Sett spørsmålene som er vanskeligst å svare på, til sist. Det er bedre å få ufullstendige data fra et bredt spekter av deltakere som svarer på de første par spørsmålene, enn fullstendig fullførte arrangementsundersøkelser fra færre personer.

Det er også lurt å gi arrangementsundersøkelsene en slags intuitiv flyt, der man grupperer spørsmål etter emne slik at folk kan forstå og svare raskere og enklere. Det kan for eksempel hende at dere har noen spørsmål om arrangementsinnhold på én side og noen spørsmål om logistikk på den neste.

Spar eventuelle spørsmål om demografi til den aller siste siden. Dette er mindre viktig enn tilbakemeldingene som faktisk handler om arrangementet, men kan være nyttig for å filtrere og identifisere trender. 

Unngå å bare legge inn en lenke til spørreundersøkelsen i e-posten dere sender ut etter arrangementet. Bygg inn det første spørsmålet i selve e-posten. E-post er vanligvis den viktigste kommunikasjonen med deltakerne, og å integrere spørreundersøkelsen direkte i e-posten gjør det enklere for dem å svare raskt, og uten å måtte følge en lenke. Dette fører til høyere svarfrekvenser og mer nøyaktige resultater. 

En SurveyMonkey-undersøkelse fant en økning på 22 % i antall undersøkelser som åpnes, når undersøkelsens første spørsmål var i e-posten. Og ikke bare er det mer sannsynlig at folk åpner en undersøkelse som lokker med det første spørsmålet, det er også 20 % mer sannsynlig at de fullfører hele undersøkelsen.

Hvis folk har sterke meninger om arrangementet, enten de elsket eller hatet det, er det mer sannsynlig at de deltar i undersøkelsen og får gitt utløp for disse følelsene. Men for å virkelig få robust innsikt, trengs det mer enn som så. Dere trenger flere svar, og dere trenger mer moderate svar. Mellomgruppen som syntes arrangementet var helt greit, er viktig. Det er disse som kan gjøres til superfans hvis man lytter nøye til tilbakemeldingene deres.

For å inspirere de mindre lidenskapelige til å svare, strukturerer man spørreundersøkelsen på en måte som gjør det så enkelt som mulig å svare (kort, flervalg osv.) og sørg for å ta med Likert-spørsmål (en skala med svaralternativer som vanligvis går fra «svært uenig» til «svært enig») for å gi mellomgruppen en sjanse til gi nøyaktig uttrykk for sine meninger. 

Selv om det er nyttig å finne ut om deltakernes generelle opplevelse ved hjelp av spørreundersøkelser etter arrangementet, kan det også være en fordel å sende ut undersøkelser i løpet av arrangementet hvis det går over mer enn én dag. 

Et kort spørreskjema kan for eksempel brukes etter hver økt for å få innsikt om spesifikke økter i arrangementet. For denne typen spørreundersøkelser er det best å ikke bruke mer enn fem spørsmål. Sørg for at spørsmålene er korte og formuler dem som lukkede spørsmål, slik at det er enklere å svare på dem. En liste med flervalgssvar eller en vurderingsskala er også nyttig, fordi det gir deltakerne alternativer uten å måtte bruke for mye tid på det. 

Her er tipsene for å lage en spørreundersøkelse for tilbakemelding på arrangementer: 

Lurer dere på hva slags spørsmål dere skal stille? Her er 15 spørreundersøkelsesspørsmål man kan stille etter neste arrangement.

Tilbakemeldinger på arrangementer er ikke alltid ukompliserte. Noen ganger må man vasse igjennom motstridende rapporter og ufullstendige data. Det som er enda verre, er at dataene noen ganger blir fordreid av folk som raste gjennom undersøkelsen uten å lese den eller rett og slett ikke brydde seg. En helhetlig analyse av resultatene kan hjelpe dere med å forstå det dere ser.

Man kan bruke spørreundersøkelser før, under og etter arrangementet for å gi deltakerne en best mulig opplevelse og for å fremme andre markedsføringsmål. Slik gjør man det:

Hvis du noen gang har brukt en strømmetjeneste som Netflix eller Spotify, trenger du sannsynligvis ikke å få forklart fordelene med personlig tilpasning. Alle liker å få en opplevelse som er skreddersydd til interessene deres. Forestill deg å kunne gjøre det samme for deltakerne på arrangementet. Dette er hensikten med spørreundersøkelser før arrangementer.

Spørreundersøkelser før et arrangement kan bidra til at man oppnår to hovedmål: å lage mest mulig relevant innhold og rette opp i logistikken – spørsmål om kostholdsbegrensninger, transport, ankomsttider osv. I begge tilfeller er det bedre jo mer man kan planlegge på forhånd. 
Måten man lager spørreundersøkelsen på, avhenger av målet og hvor mye innflytelse dere ønsker å gi deltakerne. Man kan få deltakere til å hjelpe til med å velge hovedtaleren eller hovedemner, eller bare samle inn spørsmål om foredragene på forhånd.

Måten man strukturerer, timer og sender ut spørreundersøkelsene før arrangementer på vil variere mye avhengig av hvor mye innflytelse man er villig til å gi deltakerne. De fleste arrangementsplanleggere er sannsynligvis ikke villige til å la gjestene velge hovedtaleren, men det å fastslå workshop-tema eller samtalepunkter vil kreve mer tid å analysere og iverksette enn en enkel logistikkspørreundersøkelse.  

Dette må man bestemme før man starter en spørreundersøkelse før arrangement.

Spørsmålene i undersøkelsen vil variere avhengig av hva slags arrangement man er vert for, men her er en veldig generell undersøkelsesmal før arrangementet som man kan tilpasse til egne behov.

Dette er noen andre eksempler:

Som nevnt før, avhenger tidspunktet for spørreundersøkelser før arrangement av hvor mange bidrag man vil ha. Det finnes noen forskjellige måter å gjøre det på.

Alternativ 1: For størst mulig innflytelse (som å hjelpe med å velge emner for økten osv.), send undersøkelsen 3–4 måneder før arrangementet. Dette gir dere god tid til å samle inn og analysere tilbakemeldinger og deretter dele dem med foredragsholderen. Avhengig av størrelsen på arrangementet og foredragsholderens kaliber, kan dette også gi dere nok tid til å velge foredragsholder (hvis dere for eksempel planlegger en intern workshop i bedriften, i stedet for en hel konferanse.)

Alternativ 2: Hvis dere stiller spørsmål om logistikk og demografi (Hvor bor du? Hva er stillingstittelen din?), da er 2–3 uker før arrangementet mer hensiktsmessig. Dere får den informasjonen dere trenger, og deltakerne begynner å glede seg til arrangementet.

Alternativ 3: Det siste alternativet er å sende to spørreundersøkelser, én flere måneder før arrangementet og én noen uker før. Dette alternativet gir dere maksimalt med tilbakemeldinger, men det får respondentene til å måtte gjøre litt mer arbeid. Generelt sett er to korte undersøkelser fordelt over lang tid vanligvis greit fra respondenters opplevelsesperspektiv, men husk at dere fortsatt ber dem om å gjøre dere en tjeneste. Dere kan også velge å bare undersøke en utvalgt gruppe med personer (spesielt viktige deltakere) i den første undersøkelsen, noe som ville redusere oppgittheten hos andre respondenter. Dette har den ekstra fordelen av å vise gruppen med viktige deltakere hvor mye dere verdsetter innsikten deres.

Uansett når dere bestemmer dere for å sende spørreundersøkelsene, er den beste måten å gjøre det på, via e-post. Nylige data viser at det er slik de fleste foretrekker å kommunisere med merkevarer. 

Det viktigste målet med resultatene er selvfølgelig å lage et skreddersydd arrangement. Men dette er også en god mulighet til å kartlegge deltakernes demografi. Hvor mange deltakere kommer utenbys fra? Hvor mange representanter er det fra ulike bransjer?

Dere kan bruke denne informasjonen til å forme fremtidige arrangementer, vurdere kampanjene før arrangementet for å forstå hvem dere tiltrakk dere og hvorfor, og filtrere etter trender.

Noen av disse dataene kan også være nyttige for budsjettet. Hvis dere kan bevise at deltakerne er publikum med høy verdi, og at de er interessert i et bestemt emne eller type opplevelse, kan dere rettferdiggjøre et litt større budsjett. Eksporter diagrammene og grafene og integrer dem i presentasjoner for å understreke det dere må.

Spørreundersøkelser midt i arrangementet er en gullgruve for både arrangementsmarkedsførere og markedsundersøkere. Det er den perfekte muligheten til å få ekte inntrykk fra folk samtidig som de er oppslukt av opplevelsen. Enten dere er interessert i tilbakemeldinger om produktet, selve arrangementet eller et generelt bransjeperspektiv, er arrangementer en sjelden mulighet til å få øyeblikkelig innsikt i en målrettet gruppe med mennesker. 

Spørreundersøkelser midt i arrangementet kan hjelpe på to ulike måter: 1) generering av potensielle kunder og 2) markedsundersøkelser. I motsetning til spørreundersøkelser før og etter et arrangement, handler disse mindre om å arrangere et godt arrangement, og mer om å trekke ut mer verdi fra det.

Å finne potensielle kunder er grunnen til at mange selskaper velger å ha arrangementer i det hele tatt. Det er en svært viktig del i vurderingen om hvorvidt arrangementet var vellykket. Hovedmålet med spørreundersøkelser for å finne potensielle kunder er å gjøre undersøkelsene så smertefrie og fristende som mulig.

For markedsundersøkelser kunne målene være litt mer forskjellige, som å få statistikk for produktutvikling eller markedsføring, eller datapunkter for fremtidig innhold. Spørreundersøkelser under arrangementet kan bidra til at dere finner ut om:

Strukturen på undersøkelsen vil være forskjellig avhengig av om dere bruker den til å finne potensielle kunder eller markedsundersøkelser. Når det gjelder generering av potensielle kunder, bør dere holde dere til en superrask undersøkelse som fokuserer på kontaktinformasjon og detaljer om arbeidsgiveren og rollen, med lite plass til noe annet. Spørreundersøkelser for markedsundersøkelser, på den annen side, vil variere avhengig av hva dere spør om. 

Dette er noen gode fremgangsmåter for spørreundersøkelser for markedsundersøkelser midt i arrangementet:

De beste fremgangsmåtene for spørreundersøkelser for potensielle kunder er mye enklere: Få tak i all informasjonen dere trenger så kortfattet som mulig.

Uansett hvilket bruksområde det dreier seg om, vil måtene å samle inn svar på ofte være de samme. Dette er hovedalternativene:

En liten advarsel: Lokaler for store arrangementer og messer er beryktede for tilkoblingsproblemer, så ikke regn med stabilt WiFi som støtte for spørreundersøkelsesarbeidet. Ved hjelp av SurveyMonkey Anywhere kan man innhente svar i frakoblet modus. Dataene lastes opp til nettskyen neste gang dere kobler til. 

De som har vært på en konferanse før, vil sannsynligvis være kjent med et annet kjennetegn ved personlige spørreundersøkelser: belønninger. T-skjorter, superheltfigurer, tombola med muligheten til å vinne en iPad eller en potteplante – alt dette er en del av konferanseopplevelsen.

 Hvis dere ønsker å satse på høy svarfrekvens og en automatisert belønning til spørreundersøkelsesdeltakerne, gjør SurveyMonkeys integrering med Sendoso det mulig å automatisk utløse gavekort, bedriftsgaver eller andre premier når noen fullfører en undersøkelse. 

Noen av mest populære belønningene er gavekort, mat eller drikke, ekstrautstyr, bedriftsgaver eller deltakelse i tombola. Likevel, hvis man ønsker å bli mer kreativ med belønningene, foreslår Sendoso mer unike belønninger, inkludert:

Hvis dere vil vite mer om gjør-det-selv-markedsundersøkelser, kan dere ta en titt på den ultimate veiledningen til markedsundersøkelser. 

Dette er noen typiske områder å ta for seg i en undersøkelse som kun er for potensielle kunder:

Spørreundersøkelser for markedsundersøkelser vil variere mer, men det er best å velge ut tre kjerneområder dere er interessert i å lære om og vie 1–2 spørsmål til hvert område. 

La oss si at Spark Industries vurderer å lage et nytt produkt, som for eksempel en jetdrakt. De kan bruke SparkX som en måte å måle interessen, vurdere mulige sikkerhetsproblemer og finne mulige kjøpere.

Hvis dere har lyst til å satse på egne markedsundersøkelser, kan den ultimate veiledningen til gjør-det-selv-markedsundersøkelser hjelpe dere.

Kiosker, plakater og standrepresentanter betyr at dere kan holde spørreundersøkelsene midt i arrangementet åpne så lenge arrangementet er åpent. Områder i nærheten av WC og serveringssteder er gjerne gode steder å plassere dette materiellet på, siden det er sannsynlig at deltakerne tilbringer tid der i løpet av nedetiden (eller venter i kø).

Andre muligheter til å eksponere spørreundersøkelsene er:

Det er et par ting man må gjøre med spørreundersøkelsene som holdes midt i arrangementet, når de er ferdig utfylt.

Når arrangementet er over, har dere sannsynligvis lyst til å drikke champagne og lene dere tilbake i stolen. Men det er én siste ting dere må gjøre – og raskt: sende ut spørreundersøkelsen etter arrangementet. 

Slik lager man en spørreundersøkelse etter et arrangement:

Spørreundersøkelser etter arrangementet er den beste muligheten man har til å få en målestokk på hvordan arrangementet var, vise avkastningen og få innsikt til neste gang.

Spørreundersøkelser etter arrangementet er vanligvis en blanding av strukturerte spørsmål og åpne felt der deltakerne kan fortelle hva de tenker mest på. Det er lurt å forme spørreundersøkelsene etter arrangementet rundt formodninger om hva som gikk bra og hva som gikk dårlig, men la det være også være plass for åpne tilbakemeldinger, som gjerne kan være de mest verdifulle.

Arrangementsplanleggere får sjelden anledning til å lene seg tilbake og faktisk oppleve arrangementet mens det pågår, og dette betyr at de vil gå glipp av ting. Spørreundersøkelser etter arrangement uthever både høydepunkt og det motsatte som man kan ha gå glipp av, samt gi en siste mulighet til å engasjere deltakerne.

Spørreundersøkelser etter arrangementet er ofte det siste «kontaktpunktet» dere har med deltakerne, så dere kan også bruke e-posten som en mulighet til å takke dem for at de kom og oppmuntre dem til å gjøre noe annet (som å bli med på en adresseliste eller få kontakt med andre deltakere på LinkedIn).

Vi har inngått et samarbeid med Eventbrite for å lage en ekspertmal for spørreundersøkelser etter arrangementet. Man kan bruke den her som et utgangspunkt og tilpasse den etter egne behov.

Ikke bruk mer enn ett eller to åpne spørsmål, for eksempel «Hva likte du best med arrangementet?» og «Hva kan forbedres?» 

Det er best å sende spørreundersøkelsene etter arrangementet innen én virkedag etter arrangementet. Deltakernes følelser blir uklare etter hvert. De glemmer detaljer og husker ikke hva det opprinnelige instinktet sa dem, og kanskje forveksler de arrangementet deres med andre de har deltatt på. Ved å innhente tilbakemelding, jo før jo heller, får dere klarere, grundigere resultater. 

Hvis dere ikke har lyst til å tenke på å sette i gang undersøkelsen når arrangementet er ferdig, kan dere gjøre livet enklere ved å planlegge det på forhånd. 

Dere bør også følge opp folk som ikke svarer på spørreundersøkelsen. (Hint: Dette kan også automatiseres.) Gi deltakerne noen dager til å hente seg inn, og send deretter en påminnelse eller to i løpet av de neste ukene. Man bør aldri sende mer enn tre påminnelser, og sørg for å avslutte påminnelsene etter en måneds tid. Eventuelle data dere mottar så sent, er uansett ikke nyttige. 

Hovedårsaken til at folk bruker spørreundersøkelser etter arrangementer, er for å spore suksess over tid. Sammenlign resultatene med tidligere arrangementer for å spore vekst og for å se på hvilken måte visse aspekter ved arrangementet endrer seg over tid. Bruk et enkelt NPS-spørsmål konsekvent i hver undersøkelse for å se hvordan deltakernes holdning endres.

Ærlige tilbakemeldinger fra deltakere er den beste gaven en markedsfører for et arrangement kan be om, hvis dere iverksetter tiltak basert på resultatene. Det er alltid en lærerik opplevelse. Selv om alle tilbakemeldingene ikke er helt feilfrie, er det likevel en mulighet til å innovere og utvikle seg. 

Arrangementsplanlegging er utrolig krevende, ustadig og viktig arbeid. Gi deg selv ressursene som trengs for å lære mer underveis (inkludert tilbakemeldingsverktøy) og vær snill med deg selv når du retter opp mangler. Det er alltid en lærerik opplevelse. 

Få tilgang til SurveyMonkeys spørsmål for spørreundersøkelser både før og etter arrangementer. Bruk programvaren vår for opplevelsesbehandling til å analysere spørreundersøkelser for tilbakemelding på arrangementer for å få optimal innsikt.