Sjekkliste for arrangementplanlegging: enkle steg mot et suksessfullt arrangement

Vellykkede arrangementer setter spor. For eksempel blir et gjennomsnittlig stort arrangement nevnt 1 400 000 ganger på sosiale medier før det er over. Arrangementer som dette sprer informasjon om saken, bedriften eller bransjen din til personer langt utenfor din umiddelbare sirkel. Dette betyr at det er viktig at arrangementet går akkurat som planlagt.

Hvis du synes det er vanskelig å balansere alle småjobbene som må til for å  planlegge et vellykket arrangement, er du ikke alene. Til og med verdens mest organiserte arrangementsplanlegger kan streve med logistikken som er nødvendig fra dag til dag for å gjøre arrangementet mulig. Ikke stress, hold deg til planen med denne enkle 16-ukers arrangementsplanleggingslisten.

  • Sett mål. Hvorfor holder du dette arrangementet? Hva ønsker du å oppnå? Gi prosjektet retning ved å bestemme et motiv eller tema, sett klare mål, og finn ut hvor mange personer du trenger for ¨å slå en deltakerrekord.
  • Sett sammen laget ditt. Tildel en rolle, for eksempel programadministrator, arrangementmarkedsfører, operasjonsassistent eller kasserer til alle lagmedlemmene. Rollene bør komme med klare instruksjoner og, om mulig, mål.
  • Velg et lokale og så en dato. Bestem hvor mye du tror deltakere vil være villige til å betale, hvor det passer best for dem, og hvem de kommer til å ta med seg (barn, partnere, kollegaer, venner?) med en spørreundersøkelse før arrangementet. Ta så kontakt med passende lokaler for å se hvilke datoer de har ledige.
  • Bekreft en hovedattraksjon for arrangementet. Let i nettverket ditt og nettverket til teamet ditt for å finne en spennende person som kan presentere, eller fremføre noe under arrangementet. Bekreft at hovedattraksjonen er ledig.
  • Lag en skisse av arrangementet. Nå som du har skaffet en hovedattraksjon, er det på tide å lage en skisse av resten av arrangementet. Hvem og hva annet vil du skal ta del i arrangementet?
  • Lag et budsjett. Finn ut hvor mye skissen vil koste og bestem deg for hvordan det skal betales for. Bestem hvor mye du må samle inn fra registreringsavgifter, utstillere, sponsorer og andre kilder. Bruk denne informasjonen for å bestemme registreringsavgifter og sponsornivåer.
  • Ta kontakt med pengekilder. Ta kontakt med potensielle utstillere og sponsorer med informasjon om målene til arrangementet, hovedattraksjonen og sponsornivåene dine.
  • Tegn kontrakt med hovedattraksjonen. Så kan du skaffe kampanjemateriale fra dem, et bilde og en kort beskrivelse. Bestill reise og overnatting.
  • Skriv sponsoravtaler med finansieringskildene. Skaff kampanjemateriale som logoer fra hver av sponsorene.
  • Bekreft presentasjonsholdere. Ta en ekstra titt på nettverket ditt og identifiser potensielle presentasjonsholdere, inkludert talere og toastmastere. Bekreft at de er tilgjengelige og interesserte. Begynn å legge dem til i programmet.
  • Bekreft underholdning, catering, trafikkontroll og sikkerhet. Ta kontakt med arrangementsprodusenter for å reservere datoene deres.
  • Skaff arrangementstillatelser og ansvarsforsikring. Ta kontakt med de lokale myndighetene for å se om dere trenger spesielle tillatelser for mat, lyd, skilting, veistenging, og politibeskyttelse om nødvendig. Ansvarsforsikring dekker skader på gjester og lokale, og andre uhell som kan oppstå under arrangementet.
  • Markedsfør arrangementet. Gjør at arrangementet skiller seg ut. Unikheten til arrangementet vil gi inspirasjon til promoteringsmateriale, dekor, og gavene som gis til gjestene.
  • Åpne registreringen. Det nettbaserte registreringsskjemaet  deres bør være rett på sak, uten å hoppe over viktige logistiske spørsmål om ankomsttider, kostholdsrestriksjoner og t-skjortestørrelse.
  • Promoter arrangementet. Lag en hjemmeside. Publiser oppdateringer etter hvert som talere og viktige gjester bekrefter at de skal komme. Send ut meldinger til personer på kontaktlisten din. Send en pressemelding til de relevante medieorganisasjonene.
  • Tegn kontrakter med personer som skal presentere og annet personell ved arrangementet.
  • Kjøp eller lei nødvendig utstyr. Ta kontakt med lokalet og finn ut om de har det nødvendige utstyret tilgjengelig. Hvis ikke bør du ta kontakt med leverandører for å arrangere kjøp eller leie av utstyret. Gjør klart gratisgjenstander – som gaver eller produktprøver – til arrangementet.
  • Skaff kopier av talene og presentasjonene. Be hovedattraksjonen og de andre talerne om kopier av talene og presentasjonene deres. Pass på at alle er passende, og samarbeid med å tilpasse dem om nødvendig.
  • Lag et program og manus for arrangementet. Ha en reserveplan i tilfelle været svikter eller oppmøtet er mindre enn forutsatt.
  • Samle sammen frivillige. Bestem hvor mange arbeidere som trengs, og send en åpen søknad om frivillige. Finn den perfekte rollen for hver frivillig ved å stille dem spørsmål om erfaring og interesser i et nettbasert registreringsskjema for frivillige.
  • Steng registreringen.
  • Send informasjonspakker. Send en pakke som inkluderer et program for arrangementet, en meny, informasjon om presentasjonene, kontaktinformasjon til andre deltakere, eller annen informasjon som kan være til nytte for å nå målene for arrangementet. Dette er også et godt tidspunkt til å spørre deltakerne hva de forventer fra arrangementet. Hvis arrangementet har en app, bør du inkludere informasjon om hvordan den lastes ned.
  • Gjør klart for medieintervjuer med talerne. Ta kontakt med relevante medieorganisasjoner og gi dem en liste av de som skal presentere for å skape interesse. Før så talerne og intervjumulighetene sammen. Forbered mediepass. Om mulig, reserver et område i lokalet for intervjuer.
  • Lag en fysisk og en digital kopi av hver tale og presentasjon. Ingenting bekrefter Murphys lov om at «Alt som kan gå galt, kommer til å gå galt», mer enn et viktig arrangement.
  • Gjør klart. Pass på at alt nødvendig utstyr, inkludert gratisgjenstander, er hvor de skal. Gjør klar registreringsboder, bord, stoler og scener.
  • Informer de frivillige. Gi de frivillige ansvar ved å sette dem i små dedikerte grupper ledet av et av medlemmene i arrangementsteamet.
  • Ring mediene. Bekreft oppmøte fra alle medieorganisasjonene.
  • Innhent sanntidstilbakemeldinger. Send skjema for arrangementstilbakemeldinger under pauser i programmet. Disse spørreundersøkelsene gir deg innsikt i hvor bra det går mens det skjer, og gir deg mulighet til å ta hånd om problemer så snart de dukker opp.
  • Send takkemeldinger. Lag forskjellige e-poster til gjester, frivillige og talere. Legg fokus på hva arrangementet oppnådde, for eksempel stort oppmøte, produktiv dialog, og positive tilbakemeldinger.
  • Legg til en spørreundersøkelse til etter arrangementet. Mål arrangementets suksess, og begynn å planlegge et nytt et ved hjelp av en spørreundersøkelse. Tilpass spørreundersøkelsen slik at den dekker problemene som er mest relevante for  gjesterfrivillige og talere.

Send arrangementet ditt på lyntoget mot suksess med vår dyptgående sjekkliste for arrangementsplanlegging. Mens du krysser av punkter på sjekklisten vår, er det viktig å huske å måle fremgangen etter målene du satte for deg selv i steg nummer 1.

Finn ut hvordan SurveyMonkey kan styrke nysgjerrigheten din