Komplett veiledning for å samle inn tilbakemeldinger fra medarbeidere

Regelmessig innhenting av tilbakemeldinger fra de ansatte er nøkkelen for å bygge opp en motivert og lojal arbeidsstyrke. Det forbedrer kulturen på arbeidsplassen, øker medarbeidertilfredsheten og styrker arbeidsgiverens merkevare.

Denne veiledningen vil bidra til å utvikle en effektiv tilbakemeldingsstrategi, uansett om teamet består av 10 eller 10 000 medlemmer. Utforsk innsikt i dagens arbeidsstyrke, eksempler på tilbakemeldinger fra medarbeidere og ressurser for å komme i gang.

Medarbeidernes tilbakemeldinger består av meninger og innsikt om jobben, arbeidsplassen og medarbeideropplevelsen generelt. Organisasjoner samler inn disse tilbakemeldingene for å:

Mange organisasjoner implementerer strukturerte tilbakemeldingsprogrammer for å håndtere en medarbeideropplevelse som kan være sammensatt. Effektiv håndtering av tilbakemeldinger innebærer å sette mål, spore fremdrift og gjøre forbedringer til rett tid.

Spørreundersøkelsen vår om arbeidsstyrken, fra april 2024 avslørte at over en tredjedel av arbeidstakerne nylig vurderte å slutte. «Passiv jobbnedtrapping» (som tilsvarer moderat arbeidsinnsats), som definert av Gallup, utgjør omtrent 50 % av den amerikanske arbeidsstyrken. Her er det vi ellers har lært:

Denne innsikten kan gi inspirasjon til organisasjonsforbedringer. De unike opplevelsene til de ansatte er imidlertid uvurderlige. Innhenting av tilbakemeldinger fra medarbeidere lar bedriften skreddersy endringer som forbedrer bevaringsfrekvensen betydelig.

Engasjerte medarbeidere yter bedre. Når man støtter dem, gir det bedriftens mål et løft, og Gallups rapport for 2023 viser at lavt engasjement koster den globale økonomien 8,8 billion USD.

Når medarbeidernes er engasjerte, forbedres kundeopplevelsen. De legger ekstra innsats i å løse kundeproblemer og det er mer sannsynlig at de kommer til å kommunisere tilbakemeldinger til kolleger som kan hjelpe.

Innhenting av tilbakemeldinger fra de ansatte er nøkkelen for å lokke til seg og beholde gode medarbeidere. Strukturerte prosesser for håndtering av tilbakemeldinger forbedrer hele medarbeideropplevelsen.

Medarbeiderengasjementet og -tilfredsheten begynner allerede før de ansatte tiltrer. Jevnlige tilbakemeldinger fra jobbsøkere og intervjukandidater sikrer rettferdig behandling for alle. Ved å måle og spore kandidatopplevelsen, får bedriften innsikt i omdømmet til arbeidsgiverens merkevare og identifiserer områder for forbedring, slik at dere kan tiltrekke dere de beste kandidatene.

Motta tilbakemeldinger fra nyansatte for å optimalisere introduksjonsprogrammet og opplæringen av medarbeiderne. Spørsmål om effektiviteten til opplæringsmateriell og engasjementet for onboarding. Avgjør om de føler seg støttet gjennom hele prosessen. Bruk interaktive quizer på nett for å understreke bedriftens verdier, protokoller og retningslinjer. Poeng fra quiz kan gi innsikt i om introduksjonsprosessen var vellykket.

Implementer et prestasjonsstyringssystem for medarbeidere for å skape en god kultur for tilbakemeldinger og åpenhet. Oppmuntre både ledere og medarbeidere til å gjennomføre egenevalueringer for å identifisere vekstmuligheter. I tillegg kan dere spore teamprestasjonene for å fastslå hvilke team som trenger ekstra støtte eller nye prosesser.

For effektivt å samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte kan dere samarbeide med viktige interessenter som kan hjelpe til med innhenting, analysering og implementering. Start med å samordne med ledelsen og andre viktige team. Vurder disse interessentene og rollene deres i tilbakemeldingsprogrammet.

22 % av HR-fagfolk sier manglende støtte fra lederne er en stor utfordring når det gjelder å samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte. Lederskapet former prioriteringer og kulturen på arbeidsplassen. Hvis ledelsen ikke er involvert, stopper tilbakemeldinger opp. Slik kan dere fremheve et program for hele bedriften.

En fornøyd, engasjert arbeidsstyrke forbedrer kundeopplevelsen og produktiviteten. Hvis dere vil sikre at ledelsen blir med, presenterer dere den potensielle avkastningen fra et tilbakemeldingsprogram for medarbeidere:

Organisasjonen har sannsynligvis noen mål for bevaring av kunder eller medarbeidere, blant mange andre. Finn ut hva disse målene er, og forklar hvordan tilbakemeldingsprogrammet for medarbeidere kan hjelpe dere med å oppnå dem. Vi skal ta for oss hvordan dere gjør det i det neste kapittelet.

Del tilfellestudier for å vise hvordan tilbakemeldingsprogrammer har reell effekt. Hos SurveyMonkey formet tilbakemeldinger fra de ansatte kulturen på arbeidsplassen og forbedret opplæring for ledere, som førte til nye kurs for ledere på alle nivåer. Se etter lignende eksempler i nettverket til bedriften for å inspirere ledelsen.

Start med et testprogram for å teste tilnærmingen for tilbakemeldinger fra medarbeidere før dere trapper opp.

Juster etter behov for å finjustere prosessen før dere starter et fullt program.

Ved å innhente tilbakemeldinger fra de ansatte viser dere at dere bryr dere og ønsker å forbedre dere. Sett mål og spor viktige resultatindikatorer (KPI) for å sikre at programmet er effektivt. Her er noen eksempler på hvordan man måler suksess.

Du kan samle inn tilbakemeldinger fra alle deler av medarbeideropplevelsen, inkludert:

For et helhetlig bilde av medarbeideropplevelsen, kan du samle inn tilbakemeldinger fra medarbeiderne gjennom forskjellige kanaler og i forskjellige formater:

Overvåk omtaler på jobbnettsteder som Glassdoor og Indeed, og se på sosiale medier som X og LinkedIn for å få tilbakemeldinger fra medarbeidere og kandidater. Vær oppmerksom på bransjespesifikke nettsteder i tillegg. Ikke vær defensive – lytt og bruk tilbakemeldinger til å forbedre dere.

Ansettelsesforholdet omfatter alle interaksjoner en ansatt har med organisasjonen, inkludert erfaringene til potensielle og tidligere ansatte.

Samle inn tilbakemeldinger i hvert trinn i ansattes arbeidsforhold, fra rekruttering til avgang. Innsikten dere samler inn, vil hjelpe dere med å endre arbeidsplassen og kulturen for å tiltrekke og beholde gode ansatte.

Forstå kandidatenes synspunkter for å styrke merkevaren og forbedre rekrutteringsprosessen. Send en spørreundersøkelse om kandidatopplevelser til alle intervjuobjekter, inkludert de som ikke ble ansatt, for å samle tilbakemeldinger om intervjuopplevelsen.

Få nyansatte raskt igang, slik at de lærer viktig informasjon om retningslinjer, organisasjonen og rollen sin. Dette er hvordan tilbakemeldinger fra ansatte kan forbedre introduksjonsprogrammet:

Effektiviser introduksjonsprosessen. Jo raskere dere får igang medarbeiderne, desto raskere blir de produktive. Bruk en spørreundersøkelse om introduksjonsprogram for nyansatte for å finne ut hvilke deler av introduksjonsprosessen som kan vært bedre. Still spørsmål som:

Forbedre opplæringsmateriellet. Enten introduksjonsprogrammet og opplæringen er i egen person eller utføres fjernt, bør dere avgjøre om presentasjonene og aktivitetene engasjerer og er lærerike. Send deltakerne en quiz om opplæring av nyansatte for å se hvor godt de ansatte lærte og forsto introduksjonsinformasjonen. Still spørsmål som:

Sørg for at nyansatte lykkes. Introduksjonsprogrammet slutter ikke etter de første ukene. Be om tilbakemeldinger fra medarbeidere med jevne mellomrom. 

Send en 30-dagers introduksjonsundersøkelse for å forstå effektiviteten av begynnelsen på introduksjonsprogrammet for medarbeiderne. Still spørsmål som:

Deretter sender dere en 60-dagers introduksjonsundersøkelse for å sjekke hvordan det går med den nyansatte. Dette gjør at de føler seg støttet samtidig som dere sjekker den fortsatte effektiviteten av introduksjonsprogrammet. Still spørsmål som:

Til slutt kan dere sende en 90-dagers introduksjonsundersøkelse for å få endelige tilbakemeldinger fra de ansatte om den samlede introduksjonsopplevelsen. Denne undersøkelsen skal gjøre det enklere å forstå hvor godt en nyansatt har funnet seg til rette i rollen sin, om de føler de har støtte, samt at det starter en samtale om vekstmuligheter. Still spørsmål som:

Tilbyr dere nok vekstmuligheter? Karriereutvikling er den nest viktigste faktoren for kandidatene (44 %). Slik bruker dere tilbakemeldinger fra medarbeidere for å sikre at vekstmuligheter er tilgjengelige.

Tilby et robust lærings- og utviklingsprogram. Faglig vekst er viktig for medarbeiderne i tillegg til å få tilgang til relevante aktiviteter og innhold. Bruk en spørreundersøkelse for faglig utvikling til å stille spørsmål som:

Sørg for at de ansatte er fornøyde med karriereveksten.På samme måte bør man sikre at de ansatte føler de kan avansere i karrieren sin. Dere kan også sende dem en karriereutviklingsundersøkelse, der de ansatte blir bedt om å vurdere tilfredsheten:

Prioriter selvevaluering og vekstsamtaler. Dere kan også bruke spørreundersøkelser til å formalisere regelmessige samtaler rundt karrierevekst og jobbprestasjoner. Denne undersøkelsen med medarbeiderevalueringer er for eksempel en selvevaluering med fokus på vekst, innvirkning og mål. Når dere sender denne undersøkelsen til medarbeiderne, bruker de tilbakemeldinger til å sette i gang en viktig dialog med lederne. Spørsmålene i denne undersøkelsen omfatter:

Etter å ha investert i rekruttering og utvikling, sørg for at de ansatte holder seg engasjerte og fornøyde ved å sjekke hvor tilfredse de er.

Øk medarbeiderengasjementet. Hvor motiverte og involverte er medarbeiderne? Bruk en undersøkelse om arbeidsengasjement til å måle de ansattes arbeidsmoral. Send denne undersøkelsen regelmessig, slik at dere kan gjøre målrettede forbedringer av de ansattes opplevelse og spore engasjementet over tid. I denne undersøkelsen svarer de ansatte på utsagn som:

Unngå utbrenthet blant de ansatte. De siste årene har utbrenthet blitt et reelt tema for mange ansatte. Sjekk med de ansatte for å se hvordan de føler seg. Deretter kan dere se hva dere kan gjøre for å lindre noe av stresset til de ansatte. Send en spørreundersøkelse om balanse mellom jobb og fritid som spør:

Frem en inkluderende arbeidskultur. Den beste måten å tiltrekke seg mangfoldige og dyktige medarbeidere på er å skape en arbeidsplasskultur som prioriterer tilhørighet og inkludering. Men det er ikke nok å ha en mangfoldig arbeidsstyrke. En undersøkelse fant at 60 % av medarbeiderne har vært eller potensielt vært vitne til mikroaggresjoner på arbeidsplassen. 

Bedriften bør ha regelmessige samtaler med ansatte for å sikre at de føler seg støttet. Når dere sender de ansatte en spørreundersøkelse om tilhørighet og inkludering, tar dere det første skrittet mot å identifisere og håndtere ulikheter på jobben. Still spørsmål som:

Tilby konkurransedyktige goder og kompensasjon. Lønnspakker er en viktig faktor for å beholde talenter i et svært konkurransepreget arbeidsmarked. I en nylig SurveyMonkey-undersøkelse rangerte 54 % av HR-fagfolkene lønn og goder som et område hvor bedrifter må investere i sine medarbeidere. Bruk en spørreundersøkelse om lønn og goder for å få svar på spørsmål som:

Avslutningen på den ansattes tid i bedriften kan være like viktig som begynnelsen. Når en medarbeider slutter i bedriften, er det viktig å finne ut hvorfor. Sluttundersøkelser er med på å bygge en mer attraktiv og fruktbar kultur, slik at nåværende og fremtidige medarbeidere blir lenger og føler seg mer engasjerte. Bruk en sluttundersøkelse som stiller spørsmål som:

Hvor sannsynlig er det at de ansatte vil anbefale organisasjonen som en god arbeidsplass? Svaret er blitt bransjestandarden for måling av de ansattes lojalitet. En eNPS, eller Net Promoter Score for ansatte, er en rask måte å forstå medarbeidernes engasjement og deres engasjement i organisasjonen. Her får dere noen tips og beste praksiser for å samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte med en eNPS-undersøkelse.

Ifølge våre undersøkelser sier nesten halvparten (48 %) av HR-fagfolkene at DEI har hatt stor innvirkning på ansettelsen av de beste kandidatene. Dette er enda høyere i bedrifter hvor HR har en ledende rolle (55 %). Når dere vil måle hvor inkluderende kulturen på arbeidsplassen er, kan dere sende DEI-undersøkelser til medarbeiderne. Tilbakemeldingene dere får fra de ansatte gir innsikt i hva dere gjør bra, og hvor det er potensial for vekst.

Når medarbeiderne er engasjert i arbeidet sitt, er de også mer tilfredse og produktive. En engasjert medarbeider som føler seg på linje med organisasjonens mål, presterer ikke bare bedre, vedkommende er med på å lokke til seg de beste kandidatene og blir værende lenger. Bruk disse spørreundersøkelsene til å måle ulike dimensjoner av de ansattes engasjement:

Ekstrafordeler og frynsegoder kan ha blitt enda viktigere de siste årene. I følge en Forbes-rapport tror 40 % av arbeidsgiverne at ansatte forlater jobben for å finne et arbeid som tilbyr bedre goder. Og én av ti medarbeidere sier at de heller ønsker å gå ned i lønn for å få bedre goder. Hvor fornøyde er de ansatte med godene bedriften tilbyr? Bruk disse undersøkelsesmalene til å finne det ut.

Noen ganger må dere sende lengre spørreundersøkelser til de ansatte, spesielt hvis organisasjonen bare har formelle medarbeidersamtaler eller -vurderinger én eller to ganger i året. Flere og flere virksomheter bruker imidlertid pulsundersøkelser for å raskt fange opp medarbeideres tilbakemeldinger og spore holdninger utenfor vanlige tilbakemeldingssykluser.

Når dere sender en undersøkelse, ber dere de ansatte om å sette av tid fra sine vanlige oppgaver for å gi konstruktive tilbakemeldinger. Her er noen råd om beste praksis for å øke sannsynligheten for at ansatte fullfører undersøkelsene og gir nøyaktige svar.

Mange av disse tilbakemeldingsundersøkelsene fra medarbeidere berører sensitive emner. Ansatte og jobbkandidater kan nøle med å gi oppriktige tilbakemeldinger hvis de frykter det vil påvirke karrieren eller ansettelsesmulighetene.

For å få de ansatte til å føle seg mer komfortable, kan dere la dem vite at svarene vil være anonyme og kun brukes samlet. Dere kan sende anonyme undersøkelser for medarbeidere ved å aktivere anonyme svar i undersøkelsesinnstillingene.

Tilbakemeldinger fra medarbeidere kan bli foreldet, så innhent dem regelmessig, slik at dere er i forkant av holdninger som endrer seg.

Dere har fått tilbakemeldinger fra de ansatte. Nå er det på tide å kategorisere det dere har funnet ut i overordnede temaer. Og dere får også et bedre inntrykk av hvordan dere ligger an før dere bestemmer dere for hvordan dere skal gå videre.

Når dere skal analysere undersøkelsesdata, fokuser på råtall og prosentandeler for lukkede spørsmål. Bruk diagrammer for å visualisere trender som f.eks. jobbtilfredshet.

Når dere har analysert tilbakemeldingene, kan dere gjøre innsikt om til handling:

En del av handlingsplanen bør være å rapportere tilbake til de ansatte om hva dere har funnet ut, og hvordan dere håndterer tilbakemeldingene fra dem. Dette viser de ansatte at dere verdsetter det de har å si. Og at dere setter pris på tiden de brukte på å gi dere gjennomtenkte tilbakemeldinger.

Handlingsplanen bør beskrive tilbakemeldingene, hvem som har ansvaret, og de neste trinnene. Selv om endringene ikke er umiddelbare, må de formidles tydelig.

Lag en tydelig prosess for respektfulle prestasjonsevalueringer. Gi lederne et rammeverk for effektive tilbakemeldingsøkter. Fortsett å lese for å få eksempler.

Tilbakemeldinger fra medarbeiderne må være løpende. Regelmessige innspill driver engasjement, vekst og forretningssuksess.

Hold alle interessenter informert ved å følge opp tilbakemeldingene og lukke tilbakemeldingssløyfen.

Utfør egenevalueringer slik at de ansatte kan tenke over sin innvirkning og vekst.

Oppretthold en konsekvent gjennomgangssyklus, og juster basert på tilbakemeldinger.

Send pulsundersøkelser etter større endringer, slik at problemene kan løses tidlig.

Gå gjennom programmets mål på nytt og juster etter hvert som prioriteringene utvikles.

Evaluer og finjuster tilbakemeldingsprogrammet med jevne mellomrom.

Klar for å vokse? Begynn å lytte til de ansatte

Klar til å komme i gang?

Net Promoter Score og NPS er registrerte varemerker for Bain & Company, Inc., Fred Reichheld og Satmetrix Systems, Inc.