Slik bør man kommunisere ved nedbemanninger i bedriften

Innskrenkninger er vanskelig å håndtere for en bedrift, og oppsigelser er en komplisert og vanskelig oppgave. Medarbeidere som må slutte, opplever en storm av følelser, som sinne, sorg og frykt. Gjenværende medarbeidere vil også bekymre seg om økte arbeidsbyrder og hva som vil skje med dem.

Effektiv kommunikasjon er uhyre viktig ved nedbemanning. Prosessen blir smidigere hvis man forbereder seg og tenker gjennom budskapet man skal formidle. Hvis du er åpen og kommuniserer på riktig måte, vil det også slå positivt tilbake på bedriften, selv om du nedbemanner folk.

For å hjelpe deg gjennom denne vanskelige (men ikke uvanlige) hendelsen har vi samlet noen viktige ting å tenke gjennom samt råd for hvordan nedbemanning bør formidles til medarbeiderne.

Før du åpner kommunikasjonen med medarbeiderne må du lage en formidlingsplan med hensynsfull, åpen og konsekvent kommunikasjon fra den administrerende direktøren. Det er viktig å være tydelig når du overbringer budskapet til medarbeiderne. Denne kommunikasjonen blir kanskje offentliggjort, så forbered e-poster, svar på vanlige spørsmål og en uttalelse til mediene på forhånd. Fremfor alt må budskapet være åpent og ærlig.

Usikkerhet kan føre til engstelse og uengasjerte medarbeidere. Ved å være åpen og gi informasjon så snart som mulig, unngår du at det for eksempel startes rykter. Åpenhet forhindrer dessuten at de gjenværende medarbeiderne mister tillit til bedriften. Siden sosiale medier er så utbredt, blir det vanskelig å hindre at nyheten om oppsigelser spres overalt, så pass på at strategien er å iverksette formidlingsplanen på en rask og effektiv måte, aller først med medarbeiderne som påvirkes av nedbemanningen.

All kommunikasjon, både med oppsagte og gjenværende medarbeidere, bør være åpen og ærlig med hensyn til hvorfor innskrenkningen er nødvendig. Vær åpen om hvorfor dere må si opp en del av arbeidsstokken og fortell hvilke alternativer dere vurderte, iverksatte eller forkastet. Hvis du konsekvent har vært åpen med medarbeiderne, blir de mindre sjokkert over nyhetene og mer mottakelige for det du vil formidle.

Så sant det er mulig, må de medarbeiderne det gjelder få beskjed om oppsigelser i personlige møter med en leder de stoler på. Sett til side nok tid til å la dem bearbeide nyheten, men sørg for at møtet er kort nok til å forhindre at det oppstår rykter når oppsagte medarbeidere snakker med kolleger. Medarbeiderne har ofte ting de lurer på når en bedrift går gjennom en nedbemanning. Sørg for at de har en måte de kan kommunisere med ledelsen på etter møtet, siden de kan ha flere spørsmål når de har hatt tid til å tenke over det som er skjedd.

For medarbeidere som jobber eksternt, eller for medarbeidere som har en hybridordning og ikke er på kontoret, må du holde en videokonferanse for å overlevere nyheten ansikt-til-ansikt. Selv om de ikke er til stede på kontoret, fortjener de å ha den samme muligheten til å høre nyheten fra en leder de stoler på, på en måte som viser respekt.

Vær medfølende og gi klar og tydelig informasjon til de medarbeiderne som påvirkes av nedbemanningen. Selv om du føler deg stresset, er det viktig å slå an den riktige tonen som viser medfølelse. Opplys medarbeiderne om hva slags avskjedspakke eller andre goder de kan forvente og hvilken støtte dere vil gi. Vis empati og unngå standard forretningsfraser. 

Husk at eksisterende medarbeidere observerer hvordan du håndterer situasjonen. Det er viktig at de har en positiv holdning etter nedbemanningen, og det hjelper hvis du viser medfølelse for deres forhenværende kolleger.

Hvordan du kommuniserer med gjenværende medarbeidere vil ha en stor innvirkning på fremtidig medarbeidertilfredshet. Du må være forberedt på en berg-og-dal-bane av følelser mens medarbeiderne bearbeider innskrenkningen og hva det vil si for deres egne roller og ansvarsområder.

De som ikke ble oppsagt, kan få en skyldfølelse for at de «overlevde» nedbemanningen, og dette kan føre til nedsatt produktivitet og arbeidsmoral. Du må forsikre de gjenværende medarbeiderne om at jobbene deres er trygge og være klar til å håndtere endringer i bedriftskulturen og medarbeiderengasjementet.

Ledelsen må tre frem og forklare bakgrunnen for innskrenkningen og beskrive bedriftens plan fremover. Det vil bidra til å gjenopprette tilliten innenfor organisasjonen og berolige medarbeiderne med at bedriften fortsatt kommer til å fungere knirkefritt. 

Følgende trinn vil hjelpe deg med å kommunisere med medarbeiderne for å redusere engstelse og gå videre etter nedbemanning:

Ikke glem at å lytte er viktig når det gjelder kommunikasjon. Samtidig som du vil formidle budskapet ditt, må du lytte til hva medarbeiderne frykter og bekymrer seg for. Du har et budskap å formidle, men å lytte til medarbeidernes svar, bekrefte at du har oppfattet hva de føler og svare med empati, gagner både medarbeiderne, lederne og bedriften.

Som nevnt bør du forvente at kommunikasjonen blir offentliggjort. En medieuttalelse for eksterne interessenter bør inngå i formidlingsplanen. Det er viktig at nyhetskilder og klienter hører om nedbemanningen fra deg istedenfor fra andre, slik at du har en viss kontroll over hvilken historie som fortelles. Dette bør skje ganske raskt etter den interne kommunikasjonen om nedbemanningen.

Eksterne interessenter har ofte mange spørsmål når en bedrift går gjennom en nedbemanning. Kommunikasjonen med eksterne interessenter bør sette årsakene i sammenheng og forklare bakgrunnen for nedbemanningen på en nøyaktig måte for å redusere antallet spørsmål de står igjen med. Fortell om tiltakene som ble iverksatt for å ta dere av medarbeiderne som ble nedbemannet, blant annet sluttpakke, ressurser for å hjelpe dem å finne en ny jobb og andre typer støtte organisasjonen tilbyr. 

Berolige kunder og interessenter med at tjenestene de benytter, ikke blir påvirket av nedbemanningen. Fortell dem at det foretas en intern omstrukturering og at de blir holdt oppdatert om eventuelle endringer i teamet de vanligvis jobber med.

Vær oppmerksom på at mediene følger med på hva som skjer, og selv om du ikke kan styre hva de sier og skriver, vil det være en fordel hvis du har samme budskap over hele linjen – både til medarbeidere og interessenter. Det kan hindre at historien blir forvridd. 

Klar, tydelig og effektiv kommunikasjon er avgjørende når en bedrift nedbemanner. Det er svært viktig å lage en formidlingsplan som gjør at du raskt kan gå gjennom hele prosessen. Åpen kommunikasjon er den beste måten å hindre at innskrenkningen skader omdømmet til merkevaren din.

Følg opp like etter nedbemanningen ved å foreta en spørreundersøkelse om medarbeidertilfredshet for de gjenværende medarbeiderne. Bruk dataene som samles inn til å ta veloverveide beslutninger for å forbedre bedriftskulturen, endre arbeidsplassen og oppmuntre gjenværende medarbeidere.
SurveyMonkey har løsninger som kan hjelpe deg med alle dine spørreundersøkelse- og markedsføringsbehov. Opprett en kostnadsfri konto i dag. Det er enkelt! Du kan også velge det abonnementet som passer for deg.